Tips Membuat Agenda Agar Rapat Kerja Berjalan Sukses
Dilihat 3705x
1. Persiapan
Langkah pertama yang perlu dilakukan yaitu mempersiapkan agenda rapat. Sebaiknya seminggu sebelum hari 'H'. Berikan anggota staf waktu untuk mempersiapkan pertemuan. Agar lebih jelas, berikan lembaran agenda rapat pada setiap peserta rapat. Tentu saja agenda yang ditulis bukan hanya temanya melainkan juga menjelaskan secara detail.
2. Tentukan Topik
Selanjutnya tentukan topik yang akan dibahas dalam rapat. Bagi yang melakukan presentasi pada sesi rapat tersebut, perlu menyiapkan semua bahan dengan lengkap agar dapat menyelesaikan presentasinya sesuai waktu yang telah ditentukan. Gunakanlah poin-poin penting untuk memperkuat gagasan pertemuan secara singkat.
3. Menetapkan Lokasi atau Ruangan Rapat
Salah satu dari sekian banyak hal yang harus dilakukan dalam rapat adalah menetapkan lokasi dan mempersiapkan ruangan di mana rapat akan berlangsung. Ruangan yang dipilih sebaiknya yang nyaman dan disesuaikan dengan jumlah peserta yang akan hadir. Jika letak lokasi rapat dilakukan di luar kantor maka cantumkanlah waktu dan tempat yang jelas pada undangannya. Tak ada salahnya jika mencatumkan waktu satu jam lebih awal agar pelaksanaan rapat berlangsung tepat waktu.
4. Melihat Tujuan Rapat
Perhatikan tujuan atau agenda penyelenggaraan suatu rapat. Misalnya untuk memecahkan masalah, membuat keputusan atau mengumpulkan informasi. Jika belum jelas tanyakan hal tersebut pada pimpinan Anda. Jangan ragu untuk bertanya karenahal ini merupakan kunci bagi langkah persiapan rapat berikutnya.
5. Hindari Topik di Luar Konteks
Pertemuan penting ini sangat efektif jika sesuatu yang dibahas sesuai dengan topik yang ditentukan. Oleh karena itu hindari topik di luar konteks pada saat pertemuan. Karena hal tersebut dapat memakan waktu dan mengurangi produktivitas. Batasi masalah dengan yang penting dan cukup mendesak.
6. Agenda Dicetak dan Disebarkan
Setelah agenda rapat selesai dibuat, cetak dan sebarkan kepada para peserta rapat. Anda bisa membagikannya secara individu atau mengirim lewat email untuk kepraktisan dan menghemat kertas.
Langkah pertama yang perlu dilakukan yaitu mempersiapkan agenda rapat. Sebaiknya seminggu sebelum hari 'H'. Berikan anggota staf waktu untuk mempersiapkan pertemuan. Agar lebih jelas, berikan lembaran agenda rapat pada setiap peserta rapat. Tentu saja agenda yang ditulis bukan hanya temanya melainkan juga menjelaskan secara detail.
2. Tentukan Topik
Selanjutnya tentukan topik yang akan dibahas dalam rapat. Bagi yang melakukan presentasi pada sesi rapat tersebut, perlu menyiapkan semua bahan dengan lengkap agar dapat menyelesaikan presentasinya sesuai waktu yang telah ditentukan. Gunakanlah poin-poin penting untuk memperkuat gagasan pertemuan secara singkat.
3. Menetapkan Lokasi atau Ruangan Rapat
Salah satu dari sekian banyak hal yang harus dilakukan dalam rapat adalah menetapkan lokasi dan mempersiapkan ruangan di mana rapat akan berlangsung. Ruangan yang dipilih sebaiknya yang nyaman dan disesuaikan dengan jumlah peserta yang akan hadir. Jika letak lokasi rapat dilakukan di luar kantor maka cantumkanlah waktu dan tempat yang jelas pada undangannya. Tak ada salahnya jika mencatumkan waktu satu jam lebih awal agar pelaksanaan rapat berlangsung tepat waktu.
4. Melihat Tujuan Rapat
Perhatikan tujuan atau agenda penyelenggaraan suatu rapat. Misalnya untuk memecahkan masalah, membuat keputusan atau mengumpulkan informasi. Jika belum jelas tanyakan hal tersebut pada pimpinan Anda. Jangan ragu untuk bertanya karenahal ini merupakan kunci bagi langkah persiapan rapat berikutnya.
5. Hindari Topik di Luar Konteks
Pertemuan penting ini sangat efektif jika sesuatu yang dibahas sesuai dengan topik yang ditentukan. Oleh karena itu hindari topik di luar konteks pada saat pertemuan. Karena hal tersebut dapat memakan waktu dan mengurangi produktivitas. Batasi masalah dengan yang penting dan cukup mendesak.
6. Agenda Dicetak dan Disebarkan
Setelah agenda rapat selesai dibuat, cetak dan sebarkan kepada para peserta rapat. Anda bisa membagikannya secara individu atau mengirim lewat email untuk kepraktisan dan menghemat kertas.
Tips Pilihan Lainnya: